Modernes Ressourcentool für
hybride Office-Konzepte.

myWork(S)pace

Verbesserte Zusammenarbeit dank moderner Ressourcenbuchung

Ressoucrenplanung. einfach. digital.

Moderne Office-Konzepte und hybrides Arbeiten erfordern ein innovatives Tool zur Ressourcenbuchung. myWork(S)pace kann die Zusammenarbeit zwischen den Kolleg:innen optimieren, die Produktivität steigern und ermöglicht gleichzeitig volle Flexibilität und Übersicht.

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FAQ - Warum brauche Ich die myWork(S)pace App?

Antworten auf Ihre Fragen.

Warum kann ich im Unternehmen Teams Aufzeichnungen auf einmal nur mit Einwilligungen durchführen?

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen nicht erfolgen. Verstöße, sei es bei Kundenanrufen oder internen Meetings, können mit Bußgeldern belegt werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein Bußgeld von 400.000 Euro 400.000 Euro Bußgeld gegen Produzierendes Gewerbe | 01.02.2020 | DSGVO Bußgeld-Datenbank (dsgvo-portal.de) für unerlaubte Aufzeichnungen von Kundenanrufen.

Insbesondere Teams als Service steht immer wieder im Fokus der Aufsichtsbehörden und wird auch bei möglichen Kontrollen stark unter die Lupe genommen.

Welche Risiken bestehen, wenn auf eine Einwilligungslösung verzichtet wird?

Zunächst liegt hier der klare Verstoß gegenüber DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) vor:
„Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Einholen einer Einwilligung bzw. Aufzeichnen einer Teams-Session ohne Einwilligung.“
1. Dies kann zu Bußgeldern in Höhe von bis 20 Mio. € oder bei Unternehmen bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Oft vergessen wird hierbei aber ein anderer Straftatbestand. Nach § 201 StGB wird die Verletzung der „Vertraulichkeit des Wortes“ unter Strafe gestellt.
Hiermit liegt bei jeder Aufzeichnung ohne Einwilligung also streng genommen ein Straftatbestand vor.
1. Dies kann zu einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden.
Ein drittes Risiko besteht im Hinblick auf die häufig geplante Einführung von Copilot M365. Es ist datenschutzrechtlich Konsens, dass im Rahmen eines PoC und insbesondere für den Full-Launch hierzu auch eine Einwilligung zur Nutzung von Copilot M365 eingeholt werden muss, da die KI nur mit dem Transkriptionsfeature funktioniert und dies wiederum ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt.

Es gibt doch schon eine Lösung von Microsoft. Reicht diese Lösung nicht aus?

Nein. Eine juristische Prüfung könnte ergeben, dass die implementierte Lösung den Straftatbestand nach § 201 StGB mitigiert. Gesichert ist aber, dass mit dieser Lösung keine DSGVO-konforme Einwilligung erhoben wird, wonach weiterhin das Risiko von Bußgeldern nach der DSGVO bestehen bleibt.

Vor Gericht würde die über Microsoft erteilte Einwilligung wahrscheinlich nicht bestehen, da diese nicht die Bedingungen einer Einwilligung nach DSGVO Art. 7. DSGVO erfüllt:

Die Einwilligung wird dokumentiert und kann jederzeit nachvollzogen werden
Die Einwilligung kann zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden
Sie findet „informiert“ statt, d.h. es werden die nach DSGVO verpflichtenden Informationen ausgespielt
Sie ist im Kontext des Meetings freiwillig

Die Zusammenarbeit im Fokus

Produktives Arbeiten schaffen.

myWork(S)pace stellt das soziale Miteinander in den Vordergrund. Über die myBuddies Funktion können Mitarbeiter:innen individuell auswählen, welche Kolleg:innen ihre gebuchten Plätze sehen können. So können sich Teams gezielt zusammensetzen, gemeinsame Bürotage ohne viele Absprachen planen und die Zusammenarbeit nachhaltig gefördert werden.

Dank der Einbindung in bestehende Systeme, der Buchung eines Lieblingsplatzes per One-Click und einer scrollbaren Übersicht für die kommenden Tage, erfolgt die Buchung schnell und einfach ohne viel zusätzlichen Aufwand im ohnehin stressigen Arbeitsalltag.

Voriger

Funktionalität. Zuverlässigkeit. Usability.

Die myWork(S)pace App lässt sich schnell und einfach in die bestehenden Systeme integrieren. Sie kann unter der Einbindung von Exchange Ressourcen in MS Outlook, MS Teams, verschiedenen anderen Frameworks oder auch als Stand-Alone Lösung genutzt werden. Zur Visualisierung der Raumplanung können gängige SVG-Dateien genutzt werden.

Die Vielzahl an verschiedenen Funktionen sorgen sowohl für Mitarbeiter:innen, als auch für Administratoren für eine hohe Usability.