Einwilligungen und Widerrufe digital erteilen und einsehen in einer App - schnell, sicher und Datenschutzkonform.

myConsent

Einwilligungen digital erteilen und einsehen
mit Hilfe der myConsent App

Einwilligungsverwaltung. Einfach. Digital.

Exklusive Lösung auf dem Markt

Bisher existiert kein vergleichbares Tool auf dem Markt, welches die Anforderungen an Datenschutz bei Teams-Aufzeichnungen in einer einzigen benutzerfreundlichen Anwendung erfüllt!

Schutz der Anonymität

Jede Rückmeldung ist pseudonymisiert. Es sind zu keiner Zeit für Benutzer Rückschlüsse möglich, weder für Meeting-Organisierende, noch für die Teilnehmenden.

Mit der ersten Ablehnung darf das Meeting nicht aufgezeichnet werden. Keine Auswahl entspricht einer Ablehnung.

Intuitive Benutzung

Die myConsent App wurde mit dem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt.

Die Benutzeroberfläche ermöglicht es jedem Teilnehmenden, schnell und unkompliziert seine Zustimmung oder Ablehnung zu dokumentieren.

Rückmeldungen sind für Teilnehmende und Meeting-Organisierende sofort in der App einsehbar.

Überblick für Meeting-Organisierende

Die Ansicht der App startet immer mit dem heutigen Tag. Dies ermöglicht es Meeting-Organisierenden vor dem jeweiligen Termin die Rückmeldungen nachzuprüfen.

Liegt eine Ablehnung durch einen oder mehrere Teilnehmende für ein Meeting vor, wird dieses Meeting markiert.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Zustimmungen und Ablehnungen können von überall erteilt und die Rückmeldungen überprüft werden.

Eine App für jedes Endgerät

Die myConsent App ist durch die nahtlose Integration in Teams leicht von jedem Endgerät, ob Smartphone oder Laptop, zugänglich, ohne dass Nutzer:innen lange danach suchen müssen.

FAQ - Warum brauche Ich die myConsent App?

Antworten auf Ihre Fragen.

Warum kann ich im Unternehmen Teams Aufzeichnungen auf einmal nur mit Einwilligungen durchführen?

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen nicht erfolgen. Verstöße, sei es bei Kundenanrufen oder internen Meetings, können mit Bußgeldern belegt werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein Bußgeld von 400.000 Euro 400.000 Euro Bußgeld gegen Produzierendes Gewerbe | 01.02.2020 | DSGVO Bußgeld-Datenbank (dsgvo-portal.de) für unerlaubte Aufzeichnungen von Kundenanrufen.

Insbesondere Teams als Service steht immer wieder im Fokus der Aufsichtsbehörden und wird auch bei möglichen Kontrollen stark unter die Lupe genommen.

Welche Risiken bestehen, wenn auf eine Einwilligungslösung verzichtet wird?

Zunächst liegt hier der klare Verstoß gegenüber DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) vor:
„Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Einholen einer Einwilligung bzw. Aufzeichnen einer Teams-Session ohne Einwilligung.“
1. Dies kann zu Bußgeldern in Höhe von bis 20 Mio. € oder bei Unternehmen bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Oft vergessen wird hierbei aber ein anderer Straftatbestand. Nach § 201 StGB wird die Verletzung der „Vertraulichkeit des Wortes“ unter Strafe gestellt.
Hiermit liegt bei jeder Aufzeichnung ohne Einwilligung also streng genommen ein Straftatbestand vor.
1. Dies kann zu einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden.
Ein drittes Risiko besteht im Hinblick auf die häufig geplante Einführung von Copilot M365. Es ist datenschutzrechtlich Konsens, dass im Rahmen eines PoC und insbesondere für den Full-Launch hierzu auch eine Einwilligung zur Nutzung von Copilot M365 eingeholt werden muss, da die KI nur mit dem Transkriptionsfeature funktioniert und dies wiederum ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt.

Es gibt doch schon eine Lösung von Microsoft. Reicht diese Lösung nicht aus?

Nein. Eine juristische Prüfung könnte ergeben, dass die implementierte Lösung den Straftatbestand nach § 201 StGB mitigiert. Gesichert ist aber, dass mit dieser Lösung keine DSGVO-konforme Einwilligung erhoben wird, wonach weiterhin das Risiko von Bußgeldern nach der DSGVO bestehen bleibt.

Vor Gericht würde die über Microsoft erteilte Einwilligung wahrscheinlich nicht bestehen, da diese nicht die Bedingungen einer Einwilligung nach DSGVO Art. 7. DSGVO erfüllt:

Die Einwilligung wird dokumentiert und kann jederzeit nachvollzogen werden
Die Einwilligung kann zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden
Sie findet „informiert“ statt, d.h. es werden die nach DSGVO verpflichtenden Informationen ausgespielt
Sie ist im Kontext des Meetings freiwillig

Meetingteilnehmende bewahren jederzeit ihre Privatsphäre

Teilnehmende haben die Wahl.

Teilnehmende können frei entscheiden, ob sie mit der Aufzeichnung einverstanden sind oder nicht, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Die individuellen Rückmeldungen werden pseudonymisiert weitergeleitet und können nur im Falle eines Auskunftanspruchs eingesehen werden. Ab dem ersten Widerspruch erhalten sowohl Teilnehmende als auch Meeting-Organisierende eine negative Rückmeldung direkt in der myConsent App.

Feature Roadmap

Weiterentwicklung. Stets aktuell.

myConsent wird stetig weiterentwickelt, um immer den aktuellen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

1. Details zu Teilnehmenden

Um Meeting-Organisierende den Abgleich zwischen Anzahl der Zustimmungen und Anzahl der Teilnehmenden zu erleichtern, wird ersichtlicher aufgeführt, ob es sich um erforderliche und optionale Teilnehmende handelt.

2. Anlegen eines Admin-Bereiches

Administratoren erhalten die Möglichkeit, die App bestmöglich auf die eigene Unternehmens-Umgebung anzupassen.

3. Due-Diligence-Button

Einbindung eines Due-Diligence Buttons für Organisierende von Meetings.

Diese können damit dokumentieren, dass sie die Anzahl der Zustimmungen mit der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden abgeglichen haben.

4. Inklusive Ansicht (Rot-Grün-Schwäche)

Die App verwendet intuitive Farben wie Rot. Diese können jedoch für Menschen mit einer Rot-Grün-Schwäche ungünstig sein.

Daher wird eine inklusive Ansicht in den Einstellungen der App angeboten werden.

5. Einbindung von externen Teilnehmenden

Die datenschutzkonforme Einbindung und Abbildung der Rückmeldungen externer Teilnehmenden außerhalb der eigenen Organisation wird in einem zukünftigen Release implementiert.

6. Doppelte Absicherung

Zusätzlich zur organisatorischen Sicherheit ist eine technische Sicherheit geplant:

Die Aktivierung der Teams Aufzeichnungsfunktion ist abhängig von den eingegangenen Einwilligungen. So ist gewährleistet, dass die Aufzeichnungsfunktion nur nach Einholung der datenschutzkonformen Einwilligungen aktiviert werden kann.