Detailansicht der App im Smartphone.

Einwilligungen und Widerrufe digital erteilen und einsehen in einer App - schnell, sicher und Datenschutzkonform.

myConsent

Einwilligungen digital erteilen und einsehen
mit Hilfe der myConsent App

Einwilligungsverwaltung. Einfach. Digital.

Exklusive Lösung auf dem Markt

Bisher existiert kein vergleichbares Tool auf dem Markt, welches die Anforderungen an Datenschutz bei Teams-Aufzeichnungen in einer einzigen benutzerfreundlichen Anwendung erfüllt!

Jede Rückmeldung ist pseudonymisiert. Es sind zu keiner Zeit für Benutzer Rückschlüsse möglich, weder für Meeting-Organisierende, noch für die Teilnehmenden.

Mit der ersten Ablehnung darf das Meeting nicht aufgezeichnet werden. Keine Auswahl entspricht einer Ablehnung.

Die myConsent App wurde mit dem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt.

Die Benutzeroberfläche ermöglicht es jedem Teilnehmenden, schnell und unkompliziert seine Zustimmung oder Ablehnung zu dokumentieren.

Rückmeldungen sind für Teilnehmende und Meeting-Organisierende sofort in der App einsehbar.

Die Ansicht der App startet immer mit dem heutigen Tag. Dies ermöglicht es Meeting-Organisierenden vor dem jeweiligen Termin die Rückmeldungen nachzuprüfen.

Liegt eine Ablehnung durch einen oder mehrere Teilnehmende für ein Meeting vor, wird dieses Meeting markiert.

Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Zustimmungen und Ablehnungen können von überall erteilt und die Rückmeldungen überprüft werden. 

Die myConsent App ist durch die nahtlose Integration in Teams leicht von jedem Endgerät, ob Smartphone oder Laptop, zugänglich, ohne dass Nutzer:innen lange danach suchen müssen.

myConsent - Wie die App im Smartphone aussieht.

FAQ - Warum brauche Ich die myConsent App?

Antworten auf Ihre Fragen.

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen nicht erfolgen. Verstöße, sei es bei Kundenanrufen oder internen Meetings, können mit Bußgeldern belegt werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein Bußgeld von 400.000 Euro 🔗400.000 Euro Bußgeld gegen Produzierendes Gewerbe | 01.02.2020 | DSGVO Bußgeld-Datenbank (dsgvo-portal.de) für unerlaubte Aufzeichnungen von Kundenanrufen.  

Insbesondere Teams als Service steht immer wieder im Fokus der Aufsichtsbehörden und wird auch bei möglichen Kontrollen stark unter die Lupe genommen.

  1. Zunächst liegt hier der klare Verstoß gegenüber DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) vor:
    „Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Einholen einer Einwilligung bzw. Aufzeichnen einer Teams-Session ohne Einwilligung.“
    1. Dies kann zu Bußgeldern in Höhe von bis 20 Mio. € oder bei Unternehmen bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
  2. Oft vergessen wird hierbei aber ein anderer Straftatbestand. Nach § 201 StGB wird die Verletzung der „Vertraulichkeit des Wortes“ unter Strafe gestellt.
    Hiermit liegt bei jeder Aufzeichnung ohne Einwilligung also streng genommen ein Straftatbestand vor.
    1. Dies kann zu einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden.
  3. Ein drittes Risiko besteht im Hinblick auf die häufig geplante Einführung von Copilot M365. Es ist datenschutzrechtlich Konsens, dass im Rahmen eines PoC und insbesondere für den Full-Launch hierzu auch eine Einwilligung zur Nutzung von Copilot M365 eingeholt werden muss, da die KI nur mit dem Transkriptionsfeature funktioniert und dies wiederum ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt.

Nein. Eine juristische Prüfung könnte ergeben, dass die von Microsoft implementierte Lösung den Straftatbestand nach § 201 StGB mitigiert. Gesichert ist aber, dass mit dieser Lösung keine DSGVO-konforme Einwilligung erhoben wird, wonach weiterhin das Risiko von Bußgeldern nach der DSGVO bestehen bleibt.

Vor Gericht würde die über Microsoft erteilte Einwilligung wahrscheinlich nicht bestehen, da diese nicht die Bedingungen einer Einwilligung nach DSGVO Art. 7. DSGVO erfüllt. Dies gilt auch für das angekündigte Update von Microsoft (LINK) nun auch Einwilligungen für die Nutzung von Copilot/Transkription einzuholen.

Folgende Punkte sind nicht von Microsoft umgesetzt:

  • Die Einwilligung wird einfach und unproblematisch dokumentiert und kann jederzeit ohne Aufwände nachvollzogen werden
  • Die Einwilligung kann zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden
  • Sie findet „informiert“ statt, d.h. es werden die nach DSGVO verpflichtenden Informationen ausgespielt
  • Sie ist im Kontext des Meetings freiwillig und erfolgt ohne „Gruppendruck“

myConsent geht drei Schritte weiter, als die Lösung von Microsoft und stellt eine für Unternehmen einfach implementierbare und einfach verwaltbare Lösung zur Verfügung um datenschutzrechtskonforme Einwilligungen zu Teams-Aufzeichnungen, Transkriptionen in Meetings oder der Nutzung von Copilot M365 in Meetings zur Verfügung zu stellen.

Außerdem fließen in die Entwicklung von myConsent auch arbeitsrechtliche Anforderungen seitens Betriebsräte mit ein, weswegen z.B. die Einwilligungen Pseudonymisiert verarbeitet werden.

Es ist nicht davon auszugehen, dass Microsoft eine vollends datenschutzkonforme Lösung hierfür bereitstellt. Dazu müssten viele komplexe Anpassungen in der Admin-Suite von M365 vorgenommen werden, die es den Unternehmen ermöglichen Einwilligungen nachvollziehbar und schnell auffindbar zu speichern und individuelle Einwilligungserklärungen auszuspielen.

Microsoft verfolgt hier offensichtlich die Strategie des Minimalprinzips, um die Kundenanforderungen zumindest teilweise zu adressieren.

Meetingteilnehmende bewahren jederzeit ihre Privatsphäre

Teilnehmende haben die Wahl.

Teilnehmende können frei entscheiden, ob sie mit der Aufzeichnung einverstanden sind oder nicht, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Die individuellen Rückmeldungen werden pseudonymisiert weitergeleitet und können nur im Falle eines Auskunftanspruchs eingesehen werden. Ab dem ersten Widerspruch erhalten sowohl Teilnehmende als auch Meeting-Organisierende eine negative Rückmeldung direkt in der myConsent App.

myConsent lässt Teilnehmende, ohne Rückschlüsse für die User, abstimmen.

Feature Roadmap

Weiterentwicklung. Stets aktuell.

myConsent wird stetig weiterentwickelt, um immer den aktuellen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

1. Details zu Teilnehmenden

Um Meeting-Organisierende den Abgleich zwischen Anzahl der Zustimmungen und Anzahl der Teilnehmenden zu erleichtern, wird ersichtlicher aufgeführt, ob es sich um erforderliche und optionale Teilnehmende handelt.

Administratoren erhalten die Möglichkeit, die App bestmöglich auf die eigene Unternehmens-Umgebung anzupassen.

Einbindung eines Due-Diligence Buttons für Organisierende von Meetings.

Diese können damit dokumentieren, dass sie die Anzahl der Zustimmungen mit der tatsächlichen Anzahl der Teilnehmenden abgeglichen haben.

Die App verwendet intuitive Farben wie Rot. Diese können jedoch für Menschen mit einer Rot-Grün-Schwäche ungünstig sein.

Daher wird eine inklusive Ansicht in den Einstellungen der App angeboten werden.

Die datenschutzkonforme Einbindung und Abbildung der Rückmeldungen externer Teilnehmenden außerhalb der eigenen Organisation wird in einem zukünftigen Release implementiert.

Zusätzlich zur organisatorischen Sicherheit ist eine technische Sicherheit geplant:

Die Aktivierung der Teams Aufzeichnungsfunktion ist abhängig von den eingegangenen Einwilligungen. So ist gewährleistet, dass die Aufzeichnungsfunktion nur nach Einholung der datenschutzkonformen Einwilligungen aktiviert werden kann.

Feature Roadmap visualisiert.

Individuelle Anpassung/Services.

Integration

Lizenzen

Support

Customizing

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