Modern resource tool for
Hybrid office concepts.

myWork(S)pace

Improved collaboration thanks to modern resource booking

Resource planning. simple. digital.

Modern office concepts and hybrid working require an innovative tool for resource booking. myWork(S)pace can optimize collaboration between colleagues, increase productivity and at the same time enable full flexibility and overview.

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FAQ - Why do I need the myWork(S)pace app?

Answers to your questions.

Warum kann ich im Unternehmen Teams Aufzeichnungen auf einmal nur mit Einwilligungen durchführen?

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 müssen Teilnehmende von Meetings oder Gesprächen ihre Einwilligung zur Aufzeichnung von Bild und Ton geben. Diese Einwilligung ist erforderlich, da die Aufzeichnung in einem Teams-Meeting als Eingriff in die Privatsphäre betrachtet wird. Ohne freiwillige, informierte und nachweisbare Zustimmung der Teilnehmenden können solche Aufzeichnungen nicht erfolgen. Verstöße, sei es bei Kundenanrufen oder internen Meetings, können mit Bußgeldern belegt werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein Bußgeld von 400.000 Euro 400.000 Euro Bußgeld gegen Produzierendes Gewerbe | 01.02.2020 | DSGVO Bußgeld-Datenbank (dsgvo-portal.de) für unerlaubte Aufzeichnungen von Kundenanrufen.

Insbesondere Teams als Service steht immer wieder im Fokus der Aufsichtsbehörden und wird auch bei möglichen Kontrollen stark unter die Lupe genommen.

Welche Risiken bestehen, wenn auf eine Einwilligungslösung verzichtet wird?

Zunächst liegt hier der klare Verstoß gegenüber DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) vor:
„Verarbeitung von personenbezogenen Daten ohne Einholen einer Einwilligung bzw. Aufzeichnen einer Teams-Session ohne Einwilligung.“
1. Dies kann zu Bußgeldern in Höhe von bis 20 Mio. € oder bei Unternehmen bis 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen.
Oft vergessen wird hierbei aber ein anderer Straftatbestand. Nach § 201 StGB wird die Verletzung der „Vertraulichkeit des Wortes“ unter Strafe gestellt.
Hiermit liegt bei jeder Aufzeichnung ohne Einwilligung also streng genommen ein Straftatbestand vor.
1. Dies kann zu einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden.
Ein drittes Risiko besteht im Hinblick auf die häufig geplante Einführung von Copilot M365. Es ist datenschutzrechtlich Konsens, dass im Rahmen eines PoC und insbesondere für den Full-Launch hierzu auch eine Einwilligung zur Nutzung von Copilot M365 eingeholt werden muss, da die KI nur mit dem Transkriptionsfeature funktioniert und dies wiederum ein Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darstellt.

Es gibt doch schon eine Lösung von Microsoft. Reicht diese Lösung nicht aus?

Nein. Eine juristische Prüfung könnte ergeben, dass die implementierte Lösung den Straftatbestand nach § 201 StGB mitigiert. Gesichert ist aber, dass mit dieser Lösung keine DSGVO-konforme Einwilligung erhoben wird, wonach weiterhin das Risiko von Bußgeldern nach der DSGVO bestehen bleibt.

Vor Gericht würde die über Microsoft erteilte Einwilligung wahrscheinlich nicht bestehen, da diese nicht die Bedingungen einer Einwilligung nach DSGVO Art. 7. DSGVO erfüllt:

Die Einwilligung wird dokumentiert und kann jederzeit nachvollzogen werden
Die Einwilligung kann zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden
Sie findet „informiert“ statt, d.h. es werden die nach DSGVO verpflichtenden Informationen ausgespielt
Sie ist im Kontext des Meetings freiwillig

Focus on cooperation

Creating productive work.

myWork(S)pace focuses on social interaction. Employees can use the myBuddies function to individually select which colleagues can see their booked workspaces. This allows teams to come together in a targeted manner, plan office days together without a lot of coordination and promote collaboration in the long term.

Thanks to the integration into existing systems, the one-click booking of a favorite place and a scrollable overview for the coming days, booking is quick and easy without much additional effort in the already stressful working day.

Voriger

Functionality. Reliability. Usability.

The myWork(S)pace app can be quickly and easily integrated into existing systems. It can be used with the integration of Exchange resources in MS Outlook, MS Teams, various other frameworks or as a stand-alone solution. Common SVG files can be used to visualize the room planning.

The large number of different functions ensure a high level of usability for both employees and administrators.