M365 Copilot, aber richtig… 

Die Erwartung vieler Unternehmen an Microsoft365 Copilot sind hoch. Deshalb müssen Unternehmen bereits bei der Einführung vier wichtige Punkte beachten. Nur so kann Copilot sein volles Potenzial, sowohl unternehmerisch als auch als vermeintliches Zauberwerkzeug, entfalten. 

Der IT-Budgetdruck erfordert, dass wir alle immer mehr mit immer weniger Ressourcen erreichen. Copilot für Microsoft 365 kostet fast 30€ pro Nutzer:in und Monat als Listenpreis. Wenn Nutzer:innen wissen, wie sie Copilot effektiv einsetzen, können diese Kosten bei vielen Unternehmen in einem Tag durch die Zeitersparnis und die besseren Beiträge wieder reingeholt werden. Wenn die Nutzer:innen allerdings nicht wissen, wie sie mit Copilot arbeiten, lassen sie nicht nur Potenziale liegen, sondern gefährden im schlimmsten Fall sogar das Unternehmen – selbst, wenn die technische Einrichtung stimmt und Richtlinien zum Schutz und Umgang aufgestellt und beachtet wurden.  

Als Microsoft Solution Partner Modern Work haben wir bei nuuONE einen Vorsprung in der GenAI-Technologie. Wir haben seit Beginn der General Availability von M365 Copilot Firmenkunden bei der Planung und Umsetzung ihrer eigenen Copilot-Strategie geholfen, und wissen aus erster Hand, welche Herausforderungen vor und bei dem Rollout auftreten können. Wir teilen unser Wissen mit euch, um euch Zeit zu ersparen und sicherzustellen, dass GenAI eure Arbeitsweise wirklich verändert. 

Was müssen wir nun angehen? 

1. Human First – Erst der Mensch macht den Einsatz von KI sinnvoll

Microsoft365 Copilot hat viele großartige Funktionen, die aber nur dann wirksam werden, wenn eure Mitarbeitenden sie korrekt und häufig nutzen. Wie bei allen neuen Technologien hängt der Erfolg nicht von der Technologie selbst ab, sondern von der Bereitschaft, sie zu verwenden. Die Unternehmen müssen die fehlenden Fähigkeiten ihrer Mitarbeitenden aufbauen und die Kommunikation, das Lernen und das Veränderungsmanagement fördern, die erforderlich sind, um alle an Bord zu bringen. Zwei Drittel der großen Veränderungsprojekte scheitern – und Copilot für M365 ist ein großes Veränderungsprojekt. 

nuuONE hat aus dem Feedback der ersten Kunden profitiert und „Unboxing Experiences“ entwickelt. Diese enthalten unter anderem Handbücher, Demos, Anwendungsfälle, Alltagstipps, Schnellstartanleitungen, Schulungen, Kommunikationspläne, ein Center of Excellence-Konzept, Richtlinien für die akzeptable Nutzung, Ethikrichtlinien und Adoptionsprogramme, um Unternehmen zu helfen, das meiste aus dem Copilot-Kauf zu machen. 

2. Make your Organization Ready – Schafft die Grundlage

GenAI am Arbeitsplatz bietet enorme und konkrete Vorteile, wie dieser Bericht von Microsoft zeigt, der auf Tests und Untersuchungen mit frühen Anwender:innen basiert. Wenn ihr jedoch M365 Copilot aus reiner FOMO (Fear Of Missing Out) heraus anschafft, ohne eine klar definierte Strategie mit KPIs, OKRs oder einer erklärten Investitionsrendite zu haben, werdet ihr nicht in der Lage sein, den Erfolg zu bewerten oder auszubauen. Es ist wichtig zu verstehen, dass Copilot kein Produkt ist, das universell anwendbar ist. Nutzung und Ergebnisse variieren je nach Nutzergruppe, ihrer Rolle und Funktion. Aus der Praxis bedeutet dies zum Beispiel die Nutzung in Besprechungen mit Teams, welche mindestens transkribiert aufgezeichnet werden, hilfreich ist, um Besprechungen zusammen zu fassen, Protokolle zu erstellen, um damit Ergebnisse besser festzuhalten. So kann ein:e Projektmanager:in sich auf die Besprechung konzentrieren, ohne zwischendurch ständig Notizen festhalten zu müssen. 

Ein weiteres wichtiges Element, das berücksichtigt werden muss, ist die Schatten-KI, also die unerlaubte Nutzung von nicht genehmigten KI-Tools. Die Realität ist, dass Mitarbeiter:innen bereits KI nutzen, egal ob Unternehmen davon wissen oder es billigen. Mitarbeiter:innen können versehentlich Geschäftsgeheimnisse offenlegen oder die Schweigepflicht verletzen, indem sie das falsche Tool verwenden, wodurch Unternehmen einem rechtlichen Risiko ausgesetzt sind. Mit Copilot für M365 ergeben sich neue Chancen, und es besteht ein Bedarf an Richtlinien, Standards und Vorgaben, die das geistige Eigentum schützen und Vertrauen bei Mitarbeiter:innen und Kunden fördern. KI bringt schon ethische Herausforderungen mit sich. Dies ist die Gelegenheit, die ethischen Prinzipien festzulegen und das Image des Unternehmens zu pflegen. Auch sollte dabei die Kennzeichnungspflicht geklärt werden. Sollen oder müssen Inhalte, welche mit KI bearbeitet oder gar erzeugt wurden als solche gekennzeichnet werden, oder verschweigt man das solche Werkzeuge genutzt werden? 

3. Technologische Bereitschaft – Bevor ihr den Knopf drückt

Eine Nachhaltige Einführung von Microsoft365 Copilot erfordert die Prüfung und Anpassung verschiedener technischer Komponenten. Wer die Officesuite im Browser nutzt, hat es dabei leichter, als zum Beispiel ein Unternehmen, welches die installierte Desktopversion nutzt. Aufgrund der Strategie von Microsoft, das klassische Outlook im Jahr 2024 abzuschalten, wird noch das neue Outlook ein Thema werden. Auch im klassischen Outlook werden die Copilot-Funktionen im nach und nach hinzugefügt werden. Entsprechend muss bei der Bereitstellung berücksichtigt werden wie und auf welchem System die Nutzer:innen arbeiten.  

Sicherheit von Informationen und der Zugriff auf diese spielt eine große Rolle, da es mit Copilot leichter und schneller vorkommt, das Informationen verarbeitet werden, welche nur für einen eingeschränkten Kreis gedacht waren. Ein Beispiel dazu wäre, das beim Nutzen von Copilot auch Daten, welche im Purview als “streng vertraulich” gelabelt sind, genutzt und in ein neues Dokument verarbeitet werden würden, ohne es erneut entsprechend zu markieren. Ihr wollt nicht, dass alle Mitarbeitende Copilot fragen können, wie viel alle anderen Kolleg:innen verdienen!  

4. Governance und andere Hürden

Um eine reibungslose Einführung von M365 Copilot zu gewährleisten und die Interessen aller Beteiligten zu wahren, ist es wichtig, den Betriebsrat und den Datenschutz in den Prozess einzubinden. Die Einführung von Copilot für M365 erfordert und ermöglicht die Veröffentlichung von Richtlinien, Prinzipien und Verfahren zur Wahrung des geistigen Eigentums und zur Schaffung von Vertrauen sowohl intern als auch bei den Kunden. Dabei müssen auch Sicherheit, Datenschutz und Datenaufenthalt berücksichtigt werden, um die Daten der Mitarbeitenden und des Unternehmens zu schützen. Durch die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und dem Datenschutz können diese Aspekte angemessen beachtet werden und die Einführung von M365 Copilot kann erfolgreich durchgeführt werden. 

Wenn Ihr mehr wollt, als nur den “Schalter umzulegen und zu gucken, was passiert”, kontaktiert uns gerne.